Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

Consulmind
c/o HIT Security
Erkan Harmanci
Transvaalstr. 21
13351 Berlin
Deutschland

Kontaktdaten finden Sie in unserem Impressum.

1.1 Rollenverteilung nach DSGVO

Bei der Nutzung von ELIA handelt der Betreiber der Plattform als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO, soweit personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers verarbeitet werden (z.B. Chat-Inhalte, hochgeladene Dokumente, Projektdaten).

Der Nutzer ist in diesen Fällen Verantwortlicher für die Verarbeitung der von ihm eingegebenen oder hochgeladenen Daten.

In bestimmten Fällen (z.B. Nutzerkontoverwaltung, Abrechnung, Sicherheitsprotokollierung) verarbeitet der Betreiber personenbezogene Daten als eigenständig Verantwortlicher.

Für Unternehmen kann auf Anfrage ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO bereitgestellt werden.

2. Datenschutz auf einen Blick

Was ist ELIA?

ELIA (Enterprise Local Intelligence Assistant) ist eine KI-gestützte Arbeitsplattform, die es Ihnen ermöglicht, mit verschiedenen KI-Sprachmodellen zu kommunizieren, Dokumente zu analysieren und Projekte zu verwalten. Die Plattform wurde mit besonderem Fokus auf Datenschutz und Datensouveränität entwickelt.

Welche Daten werden erhoben?

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, verschlüsseltes Passwort
• Chat-Verläufe: Ihre Gespräche mit der KI (verschlüsselt mit Ihrem Passwort)
• Dokumente: Hochgeladene Dateien und deren Inhalte (verschlüsselt mit Ihrem Passwort)
• Projekte: Projektdaten und Einstellungen (verschlüsselt mit Ihrem Passwort)
• Nutzungsdaten: Token-Verbrauch für die Abrechnung
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Geräteinformationen (für Sicherheitszwecke)

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Bereitstellung der Plattform)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (Sicherheit, Missbrauchsprävention)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (bei optionalen Funktionen)

Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist, insbesondere an:

• Hosting-Anbieter: Für die Bereitstellung der Server-Infrastruktur (Rechenzentrum in Deutschland)
• KI-Modelldienste: Bei DSGVO-konformen Modellen ausschließlich deutsche Anbieter; bei externen Modellen die jeweiligen Anbieter (nur wenn vom Nutzer aktiv ausgewählt)
• Zahlungsdienstleister: Sofern kostenpflichtige Funktionen genutzt werden

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Benutzerkonto & Anmeldung

Kontoerstellung

Für die Nutzung von ELIA ist ein Benutzerkonto erforderlich. Benutzerkonten werden durch Administratoren angelegt. Bei der Kontoerstellung werden folgende Daten erfasst:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse (zur Identifikation und Kommunikation)
• Unternehmenszuordnung

Nach der Kontoerstellung erhalten Sie einen Link zur Passwortvergabe. Ihr Passwort wird nur als sicherer Hash gespeichert, niemals im Klartext.

Unternehmensdaten

Unternehmen werden ebenfalls durch Administratoren angelegt. Dabei können folgende Daten erfasst werden:

• Unternehmensname
• Adresse
• Telefon und E-Mail
• Webseite
• Kontaktperson (Name, Telefon, E-Mail)

Anmeldung

Bei jeder Anmeldung werden zu Sicherheitszwecken folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse
• Zeitpunkt der Anmeldung
• Verwendeter Browser und Gerät

Diese Daten dienen ausschließlich der Erkennung und Verhinderung von unbefugten Zugriffsversuchen.

"Angemeldet bleiben"-Funktion

Wenn Sie die Option "Angemeldet bleiben" aktivieren, wird ein sicherer Token in Ihrem Browser gespeichert. Sie können aktive Anmeldesitzungen jederzeit in Ihren Profileinstellungen einsehen und beenden.

4. Verschlüsselung Ihrer Daten

Wie funktioniert die Verschlüsselung?

ELIA verwendet ein sogenanntes "Zero-Knowledge"-Prinzip für sensible Daten:

• Aus Ihrem Passwort wird ein einzigartiger Schlüssel abgeleitet
• Alle Ihre Inhalte (Chats, Dokumente, Projekte) werden damit verschlüsselt
• Der Betreiber kann Ihre verschlüsselten Inhalte standardmäßig nicht im Klartext einsehen
• Die Entschlüsselung erfolgt ausschließlich im Kontext einer aktiven Nutzersitzung

Was wird verschlüsselt?

• Chat-Titel und Nachrichten
• Dokumenteninhalte und Dateinamen
• Projektnamen und Beschreibungen
• Ihr persönlicher System-Prompt
• Vorschaubilder (Thumbnails) von Dokumenten

Was wird NICHT verschlüsselt?

• E-Mail-Adresse (benötigt für Anmeldung)
• Token-Verbrauchsdaten (benötigt für Abrechnung)
• Technische Metadaten (Erstellungsdatum, etc.)

5. KI-Verarbeitung & Sprachmodelle

Welche KI-Modelle stehen zur Verfügung?

ELIA bietet verschiedene KI-Sprachmodelle an:

DSGVO-konforme Modelle (in Deutschland gehostet)

• ELIA ChatGPT OSS: Open-Source-Modell, gehostet in Deutschland
• ELIA Llama 3.3: Meta's Llama-Modell, gehostet in Deutschland

Bei diesen Modellen werden Ihre Anfragen ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet. Es erfolgt keine Speicherung Ihrer Prompts durch den KI-Anbieter.

Externe Modelle

Zusätzlich können Sie (falls von Ihrem Administrator freigegeben) externe KI-Modelle nutzen, u.a.:

• ChatGPT (OpenAI)
• Claude (Anthropic)
• Gemini (Google)
• Grok (xAI)

Auf Wunsch können weitere KI-Modelle in die Plattform integriert werden.

Wie funktioniert die Dokumentenanalyse (RAG)?

Wenn Sie Dokumente mit der KI analysieren, werden nicht die vollständigen Dokumente an das KI-Modell übertragen, sondern nur relevante Textausschnitte (sog. "Retrieval-Augmented Generation"). Dies minimiert die Datenmenge, die verarbeitet wird.

6. Dokumente & Projekte

Hochgeladene Dokumente

Sie können verschiedene Dokumenttypen hochladen (PDF, Word, Text, Bilder). Diese werden wie folgt verarbeitet:

• Der Dateiinhalt wird extrahiert und in durchsuchbare Textbausteine aufgeteilt
• Alle Inhalte werden mit Ihrem Passwort verschlüsselt gespeichert
• Dokumente können Projekten zugeordnet werden
• Die KI greift nur auf Dokumente zu, die Sie explizit freigeben

Projekte

Projekte dienen der Organisation Ihrer Arbeit. Projektdaten (Name, Beschreibung) werden ebenfalls verschlüsselt. Eine strikte Trennung stellt sicher, dass projektbezogene Daten nur im jeweiligen Projektkontext verwendet werden.

Mandantentrennung

Falls Sie ELIA im Rahmen einer Unternehmensnutzung verwenden, ist eine strikte Trennung zwischen verschiedenen Unternehmen (Mandanten) gewährleistet. Sie haben keinen Zugriff auf Daten anderer Mandanten.

7. Hosting & Server

Serverstandort

ELIA wird auf Servern in Deutschland bei einem deutschen Hosting-Anbieter gehostet. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert und unterliegen deutschem und europäischem Datenschutzrecht.

SSL/TLS-Verschlüsselung

Die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.3). Dies schützt Ihre Daten während der Übertragung.

Auftragsverarbeitung

Mit unserem Hosting-Anbieter sowie dem deutschen Anbieter der DSGVO-konformen KI-Modelle bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, die die datenschutzkonforme Verarbeitung sicherstellen.

8. Cookies & Sessions

Welche Cookies verwendet ELIA?

ELIA verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie: Für die Authentifizierung während Ihrer Sitzung
• Remember-Token: Nur bei aktivierter "Angemeldet bleiben"-Funktion
• Verschlüsselungs-Key: Für die clientseitige Entschlüsselung Ihrer Daten

Rechtsgrundlage

Die Verwendung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung einer funktionierenden Plattform). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

9. Speicherdauer & Löschung

Speicherdauer der Daten

• Kontodaten: Bis zur Kontolöschung durch den Nutzer oder Administrator
• Chat-Verläufe und Dokumente: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Kontolöschung
• Papierkorb: Gelöschte Chats verbleiben im Papierkorb bis zur endgültigen Entfernung
• Sicherheitsprotokolle: Je nach Schweregrad bis zu 36 Monate (für Sicherheits- und Haftungsfragen)
• Token-Verbrauchsdaten: 12 Monate für Abrechnungszwecke

Kontolöschung

Nutzer können ihr Konto jederzeit in den Profileinstellungen löschen. Bei der Löschung werden alle verschlüsselten Daten (Chats, Dokumente, Projekte) sowie E-Mail-Adresse und Kontodaten unwiderruflich entfernt. Anonymisierte Nutzungsstatistiken können für Abrechnungszwecke erhalten bleiben.

Automatische Anonymisierung

Bei administrativer Deaktivierung eines Kontos werden nach einer Karenzzeit von 6 Monaten alle personenbezogenen Daten automatisch anonymisiert (Name, E-Mail) und alle verschlüsselten Inhalte unwiderruflich gelöscht. Eine Reaktivierung ist danach nicht mehr möglich. Diese automatische Löschung erfolgt im Einklang mit dem DSGVO-Grundsatz der Datenminimierung.

10. Ihre Rechte nach DSGVO

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Viele Daten können Sie direkt in Ihren Profileinstellungen selbst ändern.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen. Die Konto-Löschung können Sie selbstständig in den Profileinstellungen durchführen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie können Ihre Chat-Verläufe als Word-Dokument exportieren. Eine vollständige Datenexport-Funktion ist in Planung.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf berechtigtem Interesse basiert.

Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

11. Technische Sicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• Verschlüsselung: TLS für Datenübertragung, AES für gespeicherte Daten
• Passwort-Hashing: Sichere Speicherung mit Argon2id
• Rate Limiting: Schutz vor Brute-Force-Angriffen
• CSRF-Schutz: Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery
• Content Security Policy: Schutz vor XSS-Angriffen
• Regelmäßige Backups: Auf Servern in Deutschland
• Zugriffskontrollen: Strikte Berechtigungssysteme

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen der Plattform anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite verfügbar.

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie per E-Mail oder per Hinweis bei der Anmeldung informieren.

Letzte Aktualisierung: Januar 2026